EUROAPI
EUROAPI est spécialisé dans le développement et la fabrication de principes actifs pharmaceutiques pour le compte des industriels de la santé avec environ 200 références en portefeuille.
"Avec Axiscope, Euroapi a trouvé une structure capable d'évoluer avec elle"
Enjeux et Objectifs
- Trouver un système achats propre au nouveau groupe, adapté à nos enjeux et déployé rapidement pour tenir les délais de démarrage
Un peu plus d'un an avant de prendre son indépendance de Sanofi, Euroapi, entreprise spécialisée dans le développement et la fabrication de principes actifs pharmaceutiques pour le compte des acteurs du secteur de la santé, a amorcé le déploiement d'Axiscope. Un outil qui lui offre beaucoup, car bien plus adapté à ses besoins et sa taille.
En matière d'outils, deux choix se présentaient à la direction des achats d'Euroapi, forte d'une trentaine de collaborateurs : reconduire les mêmes outils aux Achats que Sanofi ou alors en designer un nouveau qui se calque davantage sur la taille et les besoins de son entreprise. "La première option était presque le choix de la facilité, nous évoluions dans le même environnement, avec les mêmes interfaces. Les utilisateurs pouvaient alors garder leurs bonnes habitudes. Mais en réalité, cela ne convient pas particulièrement à nos enjeux et à notre taille", détaille Maohua Wang, Head of procurement excellence and corporate procurement.
Une transformation complète pour satisfaire ses intérêts
Après avoir finalement choisi la deuxième option (s'appuyer sur un nouvel outil) et un temps d'appel d'offres, Euroapi a sélectionné Axiscope. Le système achats semblait être celui qui correspondait le mieux aux process, besoins et à la taille du groupe sur ses achats indirects pour la phase actuelle du développement d'Euroapi. Dès le départ, les utilisateurs maîtres ont été impliqués dans le choix de la solution. Ces derniers avaient en effet été invités à participer à des sessions de présentation. Un questionnaire leur avait été soumis afin de récolter leur ressenti. L'outil Axiscope se veut simple à prendre en main et se distingue par sa flexibilité. Un point essentiel pour Maohua Wang, en recherche d'une meilleure expérience utilisateur.
"Nous nous sommes orientés vers cet outil avant tout pour des raisons de praticité, de flexibilité et d'agilité"
Le déploiement s'est étendu en tout et pour tout sur quinze mois. Un laps de temps qui paraît important, mais en définitive très court car imposé. "Nous avions une contrainte de temps extrêmement forte. Ce changement était un pari important, un challenge de tous les instants qui demandait beaucoup d'audace. Nous allions simplifier et adapter nos process, mais également toutes nos interfaces entre nos ERP et les utilisateurs finaux.", décrit Maohua Wang.
"Nous avons travaillé directement avec l'éditeur Axiscope"
Un détail essentiel au moment d'appréhender la dimension conduite du changement dans ce projet SI achat. "Le projet n'implique pas seulement les Achats, car ces derniers sont liés à de nombreux autres services dans l'entreprise comme la Finance ou l'IT", relate Maohua Wang. Une dimension qui ne touche par ailleurs pas que Euroapi, mais bien toute sa chaîne de valeur en amont. "Du côté des fournisseurs, certains ont plus facilement accepté le changement que d'autres. Nous avons beaucoup échangé avec eux, leur avons fourni des supports et nous avons d'abord embarqué les plus importants d'entre eux", complète-t-il.
Le quotidien à assurer
A cela s'ajoute une difficulté technique et une question plus particulièrement : comment interfacer l'outil avec les autres applications métiers et l'ERP ? "Nous étions confrontés à des gros enjeux techniques, car dans le même temps, nous avions enclenché un projet d'harmonisation de nos ERP", poursuit Maohua Wang. Pour les Achats, l'essentiel était de continuer à délivrer comme si les choses n'avaient pas été profondément modifiées. La continuité de l'activité a donc été priorisée, poussant les Achats à aller dans un premier temps à l'essentiel. Une approche réussie et qui a permis au département d'avancer.
L'outil Axiscope inclut les modules :
- de la gestion des appels d'offres
- des passations de commandes
- de la gestion de la relation fournisseurs
"Avec Axiscope, Euroapi a pour objectif de centraliser, simplifier et standardiser ses flux d'échanges ; sans oublier la possibilité de gagner en contrôle sur les dépenses engagées et les commandes effectuées"
Malgré la maturité de la fonction achats d'Euroapi qui était donc pourvue en outils, Maohua Wang constate une réelle montée en puissance. Autre point de satisfaction pour ce dernier : avec Axiscope, Euroapi a trouvé une structure capable d'évoluer avec elle. Une relation partenariale qui l'aide véritablement et qui se traduit par de nombreuses améliorations techniques. "Depuis l'implémentation de l'outil, deux montées en version ont été réalisées. Axiscope ne cesse de s'améliorer techniquement pour accroître sa performance. De notre côté, nous sommes très à l'écoute de nos utilisateurs finaux pour améliorer ce qui peut l'être, comme un process ou un périmètre", indique Maohua Wang.
