TCO & SOURCING: Que peut apporter l’approche TCO dans l’e-sourcing? V

Voici le dernier chapitre de plusieurs articles que je souhaite publier sur un thème stratégique dans le domaine des achats :  » Total Cost of Ownership & e-Sourcing ».

Chapitre 5: Comment les éditeurs de solution e-Achats peuvent aider dans une démarche TCO?

Comment un SI achats peut être un outil d’aide à la décision et à l’évaluation du TCO ?

La solution Axiscope Digital Sourcing Platform a intégré très tôt la démarche de TCO dans son processus d’e-sourcing. Cet outil collaboratif de simulation du TCO permet de définir les variables de coûts et de risques pour laisser à chaque participant le soin d‘évaluer les offres selon son prisme et ses compétences.

Depuis cette année un module de gestion de la qualité, au sens « APQP », complète notre solution de gestion des incidents. Associé au module de gestion des incidents, ce module permet de valider les processus Qualité, de réduire le coût des incidents de qualité et d’identifier le classement du fournisseur dans une liste de type « Top-Worst».

Toutes ces informations peuvent contribuer à anticiper le TCO d’un achat et la perception de l’acheteur. Une approche visuelle permet de prendre connaissance en temps réel de l’impact de chaque variable sur le TCO pour se poser les bonnes questions et anticiper les discussions à ouvrir en interne ou avec les fournisseurs.

La consolidation des évaluations individuelles repose sur un outil collaboratif d’analyse critique et d’échanges entre acheteurs, prescripteurs, utilisateurs et spécialistes qu’ils soient ingénieurs, responsables de la maintenance ou de la qualité.

On pourrait ainsi avoir une approche incluant les variables suivantes pour évaluer le coût complet et comparer les offres des fournisseurs sur la durée du cycle de vie du produit à acheter:

·        SRM : Financement (crédit, leasing), Référencement Fournisseur (Coût fixe), Augmentation de volume

·        Achat : Changement de fournisseur, Coût de traitement de factures, Gestion de la relation contractuelle, Lancement de l’AO (Coût fixe), Négociation des CGV, Remise et négociation ( % coût d’achat)

·        Déploiement : Études de mise en place, Formation, Installation et Mise en route

·        Fonctionnement : Administration, Arrêt de production, Contrôle qualité, Coût des consommables, Coût énergétique, Coûts spécifiques, Coûts environnementaux, Gain de qualité, Gain en efficacité %, Maintenance et réparation, Protection (assurance, vidéo surveillance, incendie), Support, Taxe carbone (véhicule)

·        Supply Chain : Maintien Stock de sécurité, Coût de transport, Expédition, Inventaire

·        Risque fournisseur : Non qualité, Respect de la réglementation, Solidité financière

·        Fin de vie : Mise hors service et de dépose, Reconditionnement, Valeur résiduelle.

Chaque variable est assortie d’une formule de calcul d’impact qui peut être mesuré comme une portion du coût d’achats, comme un montant forfaitaire partiellement ou totalement imputé sur le coût complet du produit ou enfin comme un coût unitaire dépendant des quantités achetées.

L’idée est ici d’offrir aux parties prenantes un outil de simulation qui est une aide au choix et qui amène l’ensemble des acteurs à se poser les bonnes questions et à échanger avant de prendre des décisions. Le partage des simulations entre les acteurs permet de valider les hypothèses et de faire converger le choix.

Dans une logique collaborative impliquant les acheteurs et les prescripteurs, le SI Achats peut aussi aider les intervenants en fournissant des informations sur le temps passé par chacun des acteurs durant l’appel d’offres. Ces temps passés peuvent être valorisés en fonction du profil pour obtenir des unités d’œuvres de contribution et donc de coût humain pour évaluer le coût du référencement et de l’appel d’offres par fournisseur.

Alors, en conclusion quels bénéfices du TCO?

L’approche TCO fait partie de l’arsenal des outils des achats pour mener des opérations de sourcing objectives impliquant les prescripteurs et les spécialistes de l’entreprise dans l’évaluation des offres des fournisseurs. Elle constitue une méthodologie, à vocation mobilisatrice, mais également un outil de réflexion, de comparaison et de pilotage.

Parmi tous les concepts existants, c’est celui qui semble le plus pragmatique, le plus facile à mettre en place et à maîtriser.

Inscrite dans un SI Achat, l’approche bénéficie des données cumulées et capitalisées au fil du temps tant sur les expériences antérieures avec le fournisseur que sur les dimensions de coûts unitaires qui sont historisés ou les conséquences directes ou indirectes des incidents de qualité.

Se poser les bonnes questions pour mieux acheter, mobiliser les prescripteurs, valoriser la démarche et la valeur ajoutée des acheteurs, tels sont les bénéfices d’une démarche rapide à mettre en place qui permet d’étudier les alternatives afin de maîtriser les coûts d’un sourcing efficace.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez échanger sur ce thème particulièrement critique et stratégique pour les Achats.