TCO & SOURCING: Que peut apporter l’approche TCO dans l’e-sourcing? IV

Voici le quatrième chapitre de plusieurs articles que je souhaite publier sur un thème stratégique dans le domaine des achats :  » Total Cost of Ownership & e-Sourcing ».

Chapitre 4: Par où faut-il commencer pour estimer le TCO ? Et quelles sont les difficultés d’une telle démarche?

Si on veut être complet, par où faut-il commencer ?

Une fois les offres techniques et financières des fournisseurs reçues , la comparaison des offres par l’acheteur permet d’identifier les écarts significatifs de prix d’achats ou les différences techniques entre les produits proposés. La démarche de TCO outillée apporte une aide et une valeur additionnelle à l’acte d’achat en anticipant le risque par des simulations :

• sur la capacité de négociation, sur les coûts additionnels liés au sourcing, sur l’évolution du risque,

mais aussi :

• sur les composantes et le poids des coûts additionnels et/ou cachés en tenant compte de l’offre technique et commerciale de chaque fournisseur.

Ces différents coûts ou variables de simulation sont spécifiques à chaque industrie et ne sont pas tous pertinents à un instant donné. Leur sélection s’opère soit dès la phase de préparation du sourcing en liaison avec les prescripteurs, soit lors de l’évaluation des offres en fonction des réponses techniques et financières des fournisseurs.

Le SI achats agrège des données variées sur les fournisseurs et les produits. Il permet de mixer l’ensemble des variables de choix connues ou prévisionnelles pour une décision d’attribution réfléchie intégrant les éléments « classiques » d’une démarche d’e-sourcing mais également le TCO.

Quels sont les bénéfices du TCO pour l’entreprise ?

Si elle est suffisamment élaborée, la démarche TCO peut influencer les phases d’expression de besoin ou de conception, mais aussi les choix et l’évaluation des coûts annexes tels que le transport, la logistique, la politique de maintenance et de support, etc.

Pour l’acheteur, elle permet d’organiser et de structurer la démarche de choix en impliquant l’ensemble des acteurs de l’entreprise dont les spécialistes (ingénieurs, design, logistique) pour faire des achats pertinents sur le long terme.

L’outil de simulation facilite la comparaison ou le choix d’alternatives liées aux produits, à leur conditionnement, aux options de transport, aux choix de support, etc. Tous les acteurs ont leur rôle à jouer dans cette démarche et le choix, étant collectif, est plus facilement assumé.

Quelles sont les principales difficultés de cette démarche ?

La première difficulté est je pense de décider, en ayant bien compris ce qu’elle implique, de déployer une telle démarche. Il ne s’agit pas bien sûr d’en faire une contrainte supplémentaire mais de « faire du business » en se projetant dans l’avenir.

Ensuite, la deuxième difficulté est de collecter puis de se mettre d’accord sur les coûts à imputer mais aussi sur une méthode d’utilisation pas nécessairement unique mais homogène pour permettre d’améliorer le modèle et de faciliter les comparaisons.

Enfin il faut que les consultations et les appels d’offres soient structurés pour collecter les informations techniques qui permettent d’opérer les calculs : consommation énergétique, cycles de maintenances, fréquence de remplacement des pièces, conditionnement puissance calorifique, etc.

Dans l’idéal, il faut aussi exploiter le capital d’information stocké au cours des années pour enrichir le calcul et fiabiliser le TCO comme par exemple les incidents de qualité et leur coût (plans de rappel, plans de remplacement, etc.) ou encore les coûts induits en Supply-chain par un retard de livraison.

Ces informations proviennent malheureusement trop souvent d’applicatifs différents difficiles à rapprocher et à agréger. C’est là que peut intervenir un outil de SI Achats intégrant nativement une démarche TCO.

A suivre…… « Comment les éditeurs de solution e-Achats peuvent aider? » et « Se poser les bonnes questions? »