Le VADE-MECUM de la Digitalisation des processus Achats

Le monde de l’entreprise est en mutation et les virages technologiques représentent autant une source d’opportunité qu’un risque, spécialement dans le domaine des Achats.

L’avantage du projet Digital est de pousser l’entreprise à rechercher une corrélation parfaite entre l’organisation, les processus, le rôle des acteurs et les outils. Les innovations technologiques dans ce domaine sont d’ailleurs nombreuses et de plus en plus rapides (cloud, mobilité, Big Data, objets connectés, voire les systèmes experts).

La Digitalisation couplée à ces innovations est de nature à aider l’entreprise et les acheteurs à faire face aux défis de leur fonction et à organiser le travail et les relations nombreuses qui doivent, pour des raisons d’efficacité, être plus transparentes et dynamiques.

La Digitalisation de la fonction Achats permet aussi d’identifier et de traiter le plus en amont possible les insatisfactions clients et/ou fournisseurs avec une vision à long terme en liaison avec les fournisseurs et leurs éventuels sous-traitants.

Il ne peut y avoir de Digitalisation sans remise en perspective des organisations et une culture collaborative forte.

La Digitalisation s’accompagne toujours évidemment d’une automatisation des processus mais la nouveauté c’est que cette automatisation est globale et s’appuie sur la collaboration à l’échelle de l’entreprise et de son écosystème en s’appuyant sur toute la panoplie d’outils modernes de communication, de partage d’information de pilotage des flux de données, etc.

La digitalisation s’applique d’autant plus à la fonction Achats que celle-ci est une pierre angulaire fédérant tous les métiers de l’entreprise et animant un riche écosystème interne et externe incluant les fournisseurs. Quel que soit le métier, quelle que soit la fonction, la plupart des collaborateurs ont à un moment ou un autre à interagir avec l’équipe Achats.

La Digitalisation des achats n’est pas liée à une technologie particulière

…. mais à l’usage d’une multitude d’outils couplée avec une organisation repensée pour aller plus vite et à l’essentiel avec une logique de valeur induite pour l’entreprise, ses collaborateurs mais également pour les fournisseurs ou les partenaires (ex. partage de plateformes logistiques, co-fabrication de produits, etc.)

La mise en place d’une approche Digitale Achats repose souvent sur une plateforme unique couvrant les processus Achats (SRM, e-Sourcing, Performance/Qualité, Plans de progrès,…).

Les plateformes digitales Achats de nouvelle génération doivent aussi offrir des espaces de travail virtuel et des outils de conduite de projet, de gestion et de partage de la connaissance, de communication, de recherche etc. pour :

·        Automatiser les processus Achats du référencement à la gestion des contrats

·        Créer des passerelles avec les métiers et les fournisseurs

·        Fédérer les acteurs et professionnaliser les clients sur l’acte d’achats

·        Déployer, avec les métiers, un modèle de pilotage de la performance des fournisseurs

·        Identifier et mettre en œuvre des innovations conjointement avec les fournisseurs

·        Développer une photographie (scorecards) partagée et fiable des activités en cours.

L’approche Digitale trouve sa pleine dimension dans des scénarios d’usage nécessitant de dresser des passerelles entre les métiers

…. mais également entre l’entreprise et ses fournisseurs, ses partenaires, voire ses concurrents. 

Le Digital est un concept de travail qui repose sur une multitude d’outils qui continuent d’évoluer et de s’enrichir pour organiser et orchestrer la collaboration entre des populations aux profils variés et complémentaires. L’enjeu véritable est maintenant d’intégrer ces outils dans les processus Achats qui leur donnent leur raison d’être.

Une plateforme digitale Achats représentent une véritable opportunité pour partager les bonnes pratiques et professionnaliser les prescripteurs, faciliter la co-élaboration de projets d’achats, impliquer toutes les parties prenantes en amont du sourcing et des appels d’offres, évaluer et piloter la performance des fournisseurs à 360°, permettre une gestion partagée des contrats et innover avec les partenaires !

Les scénarios les plus immédiats sont ceux qui touchent directement au métier pour le rendre plus efficace à travers la transparence, l’anticipation et une meilleure information des acteurs.

Le projet de Digitalisation est un projet progressif réalisé avec les acheteurs, les métiers et les experts de l’IT.

La Digitalisation est parfois vue comme un processus long impliquant beaucoup d’accompagnement au changement, des recrutements de nouveaux profils, etc. Elle peut conduire à des évolutions de l’organisation et des responsabilités mais pas nécessairement avec des remises en cause profondes.

Le propre des projets de digitalisation est la progressivité. On peut commencer sur un processus restreint pour engager efficacement la démarche et les utilisateurs avant d’aller plus loin pour couvrir le processus complet. 

Dans tous les cas, il faut prévoir de démarrer rapidement, de montrer des gains afin de mobiliser les équipes puis d’établir le plan des actions à venir.

Pour réussir un projet de digitalisation, il faut avoir confiance dans son entreprise, en soi et dans ses équipes !

Les acheteurs savent se remettre en question car la fonction a changé mais aussi parce que leur domaine d’activité et les marchés fournisseurs évoluent sans arrêt. Ils savent se challenger. S’ils ne le font pas et s’ils ne développent pas une connaissance approfondie du marché, de ses évolutions et des outils associés, ils apporteront moins de valeur et seront moins légitimes par rapport à leurs clients internes.

Pour réussir un projet de digitalisation mieux vaut vous assurer que vous :

1) Développez une vision ambitieuse, 2) Découpez là en projets réalistes, faciles à réaliser et à maîtriser, 3) Déléguez du pouvoir à vos équipes pour prendre des décisions, 4) Restez disponibles et réactifs pour les conseiller, faire des arbitrages ou recadrer les ambitions, 5) Maintenez les efforts et la veille dans la durée pour exploiter les nouvelles opportunités… Souvenez-vous les technologies de l’Information évoluent très vite !